Algemene verordening gegevensbescherming
Voor communicatieactiviteiten verwerkt, gebruikt en bewaart The Competence Group (hierna ‘TCG’) een combinatie van de volgende persoonsgegevens:
• E-mailadres
• Voornaam
• Achternaam
Deze gegevens worden persoonlijk verkregen via dagelijkse interacties met klanten, leveranciers en derden en via de e-mailformulieren op volgende websites:
• www.ehuisartspraktijk.nl
• www.thecompetencegroup.nl
• www.zorgleren.com
Genoemde gegevens worden bewaard in het digitale klantenbestand van TCG (CRM-systeem), de e-mailboxen van TCG en een bestand op het interne netwerk van TCG. Deze gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde TCG-medewerkers en worden incidenteel uitgewisseld met en opgeslagen in de databases van ons klantenbestand en onze nieuwsbrief-webapplicatie. Deze databases zijn toegankelijk voor respectievelijk zeven en twee TCG-medewerkers. TCG verzamelt geen persoonsgegevens die conform genoemde verordening tot de categorie ‘Bijzondere persoonsgegevens’ behoren.
Doelbinding
Het doel van het bewaren en gebruiken van genoemde persoonsgegevens is het kunnen verstrekken van informatie over TCG. Voorbeelden hiervan zijn uitnodigingen voor klantevenementen, de introductie van nieuwe oplossingen, release-informatie, speciale aanbiedingen, demonstraties, netwerkbijeenkomsten en dergelijke.
Verwerkersovereenkomsten
De volgende leveranciers maken gebruik van door TCG verkregen persoonsgegevens:
• Loyals Online B.V., Industrieweg 15, 3641 RK Mijdrecht
• Relact – ACT! Nederland, Graaf Florisweg 58, 2805 AM Gouda
Hierbij gaat het om het gebruik van persoonsgegevens als voornaam, achternaam en e-mailadres, welke worden opgeslagen in de databases van de aangeboden applicaties. Met genoemde partijen heeft TCG op dit moment (22 mei 2018) nog geen verwerkersovereenkomst gesloten. TCG laat geen gegevens verwerken buiten de Europese Unie.
Beveiliging en backups
Zowel onze eigen (digitale) infrastructuur als die van leveranciers moet altijd up-to-date zijn om misbruik van persoonsgegevens te voorkomen, zoals via hacken kan gebeuren. Daarnaast moeten de gegevens niet verloren kunnen gaan bij brand, computerstoringen enz. De beveiliging van de toegang tot door TCG verkregen persoonsgegevens en de backup hiervan is deels in handen van de systeembeheerder van TCG (CRM-systeem, e-mailboxen, netwerk), deels in handen van de verantwoordelijke functionarissen van de leveranciers van TCG.
Geautoriseerde medewerkers
De door TCG verzamelde persoonsgegevens zijn uitsluitend en alleen toegankelijk voor de eigen medewerkers van TCG, voor zover zij deze nodig hebben voor het behalen van het beoogde doel (zie ‘Doelbinding’). Aangezien dit telkens hetzelfde doel is, zijn dit ook telkens dezelfde medewerkers. Autorisatie is gewaarborgd via het login-beleid van TCG (Afdeling Systeembeheer/SSO).
Persoonsgegevens verwijderen
TCG verwijdert persoonsgegevens als deze niet meer worden gebruikt voor het doel waarvoor deze worden bewaard. De bewaartermijn van deze persoonsgegevens is voor onbepaalde tijd aangezien niet voorspelbaar is wanneer deze gegevens niet meer gebruikt gaan worden. Deze bewaartermijn is niet gedocumenteerd, echter op verzoek van de betreffende persoon verwijdert TCG onmiddellijk zijn persoonsgegevens. Bewijs van verwijdering wordt op verzoek toegezonden.
AVG: overige zaken
TCG verwerkt, gebruikt en bewaart geen persoonsgegevens van minderjarigen. Persoonsgegevens op papier worden na digitale verwerking onmiddellijk vernietigd. Een eventueel datalek wordt direct gemeld bij de TCG-functionaris voor de gegevensbescherming, tevens Security Officer.
